8 praktische tips om je manuscript structuur te geven in Word

Het schrijven van een manuscript is één, maar hoe zorg je dat het er netjes en overzichtelijk uitziet? Het tekstverwerkingsprogramma Word heeft een aantal handige functies die je hierbij kunnen helpen. We zetten ze hieronder op een rijtje.

1. Onderwaterscherm (opmaaktekens tonen)

In Word kun je onzichtbare tekens zichtbaar maken, zoals spaties, enters en tabs. Dit noemen we ook wel het ‘onderwaterscherm’. Deze functie vind je in de werkbalk, bovenaan in Word. Je herkent hem aan het symbool ¶ (Alineamarkering).

Door hierop te klikken, krijg je alle verborgen opmaaksymbolen en alineamarkeringen te zien. Je kunt hierbij denken aan enters, spaties en tabs. Zo kun je sneller fouten in je opmaak opsporen. Zet je het scherm weer uit, met datzelfde knopje, dan ziet je manuscript er weer ‘normaal’ uit!

2. Enters

Met behulp van een enter, spring je naar een nieuwe regel. Een enter gebruik je alleen wanneer je een nieuwe zin op een nieuwe regel wil laten beginnen of wanneer je een witregel in wil voegen tussen twee alinea’s in. In dit laatste geval gebruik je twee keer de entertoets. Een enter herken je in het onderwaterscherm aan de hand van het volgende symbool: ¶.

Niet doen: Een enter gebruiken om aan het einde van een regel naar een nieuwe regel te gaan. De afbreking komt dan midden in de tekst te staan en niet aan het einde van een zin. Veranderen de vormgevers straks het formaat van jouw document, dan staan de enters ineens op gekke plekken. Word plaatst tekst automatische op een volgende regel. Laat daarom de regels doorlopen als je binnen één alinea typt.

Voorbeeld van foutief gebruik van een enter aan het einde van de regel:

In het bovenstaande zijn de foutieve enters met rood omcirkeld. Twee keer is er correct een enter gebruikt (groen omcirkeld).

Nu hetzelfde stuk tekst, maar dan zonder de foutieve enters. Zoals je ziet loopt de zin gewoon door op de volgende regel, zonder dat je daarvoor een enter hoeft te gebruiken.

3. Inspringen van alinea’s

Als je met één enter een nieuwe alinea begint, dus zonder witregel, kun je in Word instellen dat de eerste regel automatisch inspringt. Dit doe je door de tekst te selecteren, via Start > Alinea (het kleine pijltje rechtsonder) te kiezen voor Inspringing en afstand, en bij Speciaal de optie Eerste regel te selecteren. Zo ontstaat er een rustig, doorlopend tekstbeeld zonder extra witregels.

4. Tabs als alternatieve wijze om in te springen

Tabs kun je gebruiken om tekst uit te lijnen, bijvoorbeeld bij dialogen of speciale tekstblokken. Druk je op de ‘tab’-toets op je toetsenbord, dan zal je zien dat de tekst inspringt.

Vind je de ruimte die de tekst inspringt te groot? Dan kan je dit handmatig aanpassen met behulp van de liniaal.
Het bovenste driehoekje van de liniaal geeft de afstand van het inspringen aan. Zoals je kunt zien, staat die in het bovenstaande voorbeeld op 1,25 centimeter. Wanneer je die afstand aan wil passen, klik je het driehoekje naar links of rechts, totdat je de gewenste afstand hebt gevonden. Door het driehoekje op de gewenste afstand los te laten, pas je de afstand aan.

Om alle tabs in een bestand in één keer dezelfde afstand te geven, kan je ook via Start > Alinea > Tabs > Afstand, de afstand aanpassen. In het onderwaterscherm herken je een tab aan de hand van het pijltje: .

5. Spaties

De functie van een spatie is het scheiden van twee woorden. Spaties kan je in het onderwaterscherm herkennen aan kleine zwarte puntjes.

Heb je je onderwaterscherm aan, dan zie je aan de hoeveelheid puntjes hoeveel spaties er geplaatst zijn en of spaties zijn gebruikt om een zin naar een nieuwe regel te verplaatsen of tekst in te laten springen. Als dit blijft staan, levert dit problemen op bij het omzetten van het manuscript naar een ander formaat. Hierdoor kunnen er ‘gaten’ in de tekst ontstaan, omdat de spaties midden in een zin zijn geplaatst. Gebruik daarom enkel spaties om woorden van elkaar te scheiden en tabs of enters voor de andere zaken!

Hieronder tref je een voorbeeld van foutief geplaatste spaties. Alle kleine blauwe puntjes zijn spaties. In dit geval zijn ze gebruikt om de nieuwe regel, die begint met ‘We rijden verder…’ op de volgende regel te plaatsen.

De juiste manier zou zijn om de spaties te vervangen door een enter:

Hieronder tref je een voorbeeld waarin spaties foutief zijn gebruikt om een eerste regel uit te lijnen. De eerste regel springt iets in omdat er vijf spaties voor ‘We’ zijn geplaatst:

Hoe je een regel kan laten inspringen, zie je bij tip 3 en 4.

6. Hoofdstukken correct scheiden met pagina-einden

Nu we het hebben over het indelen van jouw manuscript, moeten we het ook over hoofdstukken hebben. Elk hoofdstuk of – in het geval van een gedichtenbundel – elk gedicht, begint op een nieuwe pagina. Dit is eenvoudig te realiseren door, na de laatste zin van je vorige hoofdstuk of gedicht, de control-toets en enter-toets tegelijk in te drukken. Met deze toetsencombinatie voeg je handmatig een pagina-einde in. Als je dit probeert, zal je zien dat de cursor na het indrukken van deze toetsencombinatie, automatisch op een nieuwe pagina wordt geplaatst. In het onderwaterscherm herken je een paginaeinde aan het volgende teken:

7. Koppen en stijlen gebruiken

Om je opmaak gemakkelijk consistent te houden en snel een wijziging hierin door te kunnen voeren, kun je koppen en stijlen inzetten. Ook maakt dit het makkelijker voor de lezer om door jouw manuscript te navigeren.

Om een hoofdstuktitel een kop te geven, selecteer je eerst je hoofdstuktitel. Vervolgens ga je boven in je scherm naar ‘Stijlen’, en kies je ‘Kop 1’. Je kunt als je wil jouw manuscript nog verder onderverdelen door bijvoorbeeld ook ‘kop 2’ en verder te gebruiken, maar of dit nodig is, hangt meestal af van het genre van jouw manuscript.

Je zal zien dat ‘kop 1’ een bepaalde opmaak heeft met blauwe letters. Wij zullen uiteindelijk de vormgeving van de koppen verzorgen, dus het is niet nodig om dit in deze fase al naar wens aan te passen.

Jouw hele tekst de stijl ‘geen afstand’ geven

Open je een Word-document, dan staat de stijl ‘Standaard’ aan. Je zal zien dat als je op enter drukt, er een kleine witregel ontstaat. Je kunt er ook voor kiezen om voor je begint met typen de stijl ‘geen afstand’ aan te zetten. (zie screenshot hierboven) Druk je dan op enter, dan ontstaat die kleine witregel niet. In boeken is dat laatste de standaard.

Let op: Je moet deze stijl wel kiezen vóór je andere stijlen in je document hebt toegepast, want het overschrijft al je opmaak.

8. Opsommingstekens en nummering

Word heeft een functie waarmee je gemakkelijk opsommingstekens toe kan voegen aan jouw manuscript. Dankzij deze functie hoef je niet handmatig met streepjes en uitlijning te werken. De functie vind je in de werkbalk bovenaan het document en herken je aan het volgende teken:

In dit menu kan je voor verschillende symbolen kiezen, maar ook voor een genummerde opsomming. De knop hiervoor vind je naast de knop voor opsomming met een symbool en herken je aan het volgende teken:

Met behulp van de liniaal kan je de afstand waarmee de opsomming inspringt aanpassen.

Tot slot

Met deze Word-functies zorg je ervoor dat je manuscript technisch netjes is opgebouwd. Dat maakt het lezen prettiger en voorkomt problemen bij de verdere verwerking van je boek. Je hoeft het niet perfect te doen. Geef je een boek uit via een uitgever, dan heeft de uitgever de eindverantwoordelijkheid voor de opmaak. Heb je vragen over de vormgeving van je manuscript of kom je er aan de hand van onze uitleg nog niet helemaal uit? We helpen je graag! Met jouw contactpersonen op de productieafdeling kan je alle mogelijkheden bespreken.